Okienko transferowe jest formalnie okres rejestracyjny. Jeden z dwóch okresów w ciągu roku, podczas których kluby mogą rejestrować nowych zawodników. Pierwsze z okienek rozpoczyna się po zakończeniu sezonu rozgrywkowego i trwa maksymalnie przez 12 tygodni (w Polsce dla futbolu profesjonalnego – od 1 lipca do 31 sierpnia), natomiast drugie otwiera się w trakcie sezonu rozgrywkowego na okres nie dłuższy niż 4 tygodnie (w Europie zazwyczaj od 1 do 31 stycznia, choć np. w Polsce to cały luty). 

W przypadku transferu krajowego w Polsce, zmiana przynależności klubowej następuje z chwilą potwierdzenia (rejestracji) zawodnika do nowego klubu przez właściwy wojewódzki związek piłki nożnej w systemie Extranet, a w przypadku transferu międzynarodowego – przeniesienia ITC.

Transfery międzynarodowe dokonywane są w systemie FIFA TMS Jest to system założony I prowadzony przez FIFA, za pośrednictwem którego należy przeprowadzić każdą międzynarodową zmianę przynależności klubowej piłkarza (przenieść prawa rejestracyjne). W przypadku transferu definitywnego lub czasowego, dla realizacji zmiany przynależności klubowej niezbędne jest uzyskanie zgodności (tzw. matching) instrukcji opisujących dany transfer, które uzupełniają klub odstępujący i klub pozyskujący zawodnika. 

Od generalnej zasady możliwości rejestracji zawodnika do klubu wyłącznie w okienku transferowym przewidziane zostały pewne odstępstwa. Należy do nich m.in. możliwość zarejestrowania „poza okienkiem” sezonu piłkarza, którego kontrakt wygasł lub został rozwiązany za porozumieniem stron przed końcem uprzedniego okresu rejestracyjnego, jak również zawodnika, który rozwiązał kontrakt jednostronnie z uzasadnionej przyczyny.